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Erfahrungswerte bei der Einführung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD

By 12. Januar 2020 Januar 30th, 2020 No Comments

Ich bin Steuerberater einer mittelständischen Steuerkanzlei. Wir haben ca. 18 Vollzeitmitarbeiter (3 Steuerberater) und rund 300 gewerbliche Mandanten.

1. TEIL:   Meine Erfahrungswerte mit klassischen Word und Excel-Vorlagen (leider noch ohne smartdocu):

Ausgangssituation

Im September letzten Jahres habe ich für einen Mandanten eine Prüfungsanordnung vom Finanzamt erhalten. Der Prüfer wollte Mitte Oktober mit der BP starten. Auf der letzten Seite der Prüfungsanordnung wurde eine sog. „Verfahrensdokumentation nach GoBD“ vom Finanzamt gefordert.

Da der Prüfer nach telefonischer Rücksprache auf die GoBD-konformen Verfahrensdokumentation bestanden hat, war ich gezwungen, dieses Problem kurzfristig zu lösen. Leider handelt es sich hierbei um eine „Chef-Aufgabe“; das heißt, dass ich keine Mitarbeiter wegen der Komplexität des Themas mit einbinden konnte. Ich musste mich aber kurzfristig ans Werk machen. Innerhalb von 3 Wochen musste dem Prüfer eine annehmbare Verfahrensdokumentation nach GoBD vorgelegt werden und die Verfahrensdokumentation erstellt sein.

Beim Mandanten sind wir die Muster-Vorlagen zur Verfahrensdokumentation durchgegangen. Hierfür benötigten wir ca. 1,5 Tage, weil die Muster-Vorlagen z.B. für die Belegablage bzw. die Kasse nicht praxistauglich und viel zu kompliziert aufgebaut sind.

2. TEIL: Meine Erfahrungswerte aus der Einführung der GoBD konformen Verfahrensdokumentation BEIM Mandanten:

Positive Punkte der Verfahrensdokumentationsberatung nach GoBD:

1. Ich konnte den Mandanten in seinen Prozessen beraten und verbessern. O-Ton des Mandanten aus der Beratung: „Da spar ich mir im Bereich der Belegablage zukünftig 1 Stunde Arbeit in der Woche“.

2. Die Mandantenbindung hat sich weiter verfestigt

3. Es lässt sich hier auch ein Geschäftsmodell mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation für unsere Kanzlei aufbauen. Man benötigt hierfür nur praktikable Muster und Vorlagen um dies GoBD konform zu erstellen – am besten durch eine EDV-gestützte Lösung.

4. Ich positioniere mich beim Mandanten als kompetenter Ansprechpartner – auch für betriebswirtschaftliche Fragen

5. Es werden Probleme beim Mandanten im Vorfeld einer BP / Kassennachschau rausgefiltert und abgestellt, bevor der Prüfer kommt.

Es ist besser, wenn ich die Probleme lokalisiere – als wenn es der Prüfer macht, weil:

→ wenn der Prüfer die Fehler aufdeckt, habe ich noch mehr Arbeit, das irgendwie mit dem Prüfer wieder hinzubiegen

→ dann muss ich mir vom Mandanten anhören „…wenn ich das gewusst hätte, dann hätte ich aus auch so gemacht….“ (vor allem, wenn ich an das Thema bargeldintensive Betriebe denke, die in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation für die Kasse benötigen)

Negative Punkte:

1. Die Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBD mit auf Basis der gängigen Muster in Word und Excel benötigt viel zu viel Zeit – die ich auch gar nicht habe.

2. Ich verbringe zu viel Zeit, nach der sinnvollen Bestandsaufnahme noch mal alles in einen Bericht zu quetschen – das ist unproduktive Arbeit!

3. Es hängt alles an mir als Steuerberater – ich kann meine Mitarbeiter nicht oder nur zu geringen Teilen einbinden.4. Ich habe zeitbedingt gar keine Möglichkeit meine Mandanten großflächig mit Verfahrensdokumentationen nach GoBD zu versorgen.

3. TEIL: Meine Erfahrungswerte mit der Software smartdocu bei der Einführung der GoBD konformen Verfahrensdokumentation:

Ich konnte die im 2. Teil beschriebenen negativen Punkte allesamt beseitigen.

Ich konnte die Bearbeitungszeit für die Erstellung der GoBD konformen Verfahrensdokumentation enorm minimieren, da sich der Fragebogen intelligent erstellt.

Wenn die Frage mit JA beantwortet wird, erscheint der Baustein „Kasse“.

Zudem bin ich nicht mit der Berichtsschreibung beschäftigt – vor allem muss ich nicht mit dem Inhaltsverzeichnis in Word kämpfen.

Wenn sich eine Betriebsprüfung ankündigt, kann schnell und unkompliziert eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellt werden. Beim Mandanten muss nichts installiert werden – man benötigt nur einen Internetzugang → auch das vereinfacht die Beratung enorm. Die fertige Verfahrensdokumentation wird automatisch in der Cloud gespeichert – auch hier entfallen Zusatzarbeiten.

Der Fragebogen ist selbsterklärend – daher kann auch der geschulte Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betraut werden.

smartdocu ermöglicht mir ein neues Geschäftsfeld aufzubauen, meine Mandanten gut zu beraten und für Betriebsprüfungen vorzubauen. Ich positioniere mich als Ansprechpartner für betriebswirtschaftliche Fragen des Mandanten und auch im Bereich der Prozessberatung. Die Mandantenbindung wird gestärkt und verfestigt.

Ich kann zukünftige rechtliche Änderungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen durch smartdocu unkompliziert, schnell und großflächig an meine Mandanten weitergeben – dies wäre mit Wordvorlagen undenkbar.

Bisher konnte ich meine Mandanten gar nicht großflächig über das Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD aufklären und informieren (z.B. durch Mandantenrundschreiben) – ich wusste nämlich, dass ich die Anfragen die kommen würden gar nicht abarbeiten könnte…

Das Risiko, dass mich ein Mandant in Haftung nimmt, wenn ich ihn nicht aufgeklärt habe und er dann wegen der fehlenden Verfahrensdokumentation z.B. bei unangekündigten Kassennachschauen nachzahlen muss, möchte ich zukünftig ausmerzen.

Ich kann zwar schnell alle Mandanten informieren, aber nicht bei allen Mandanten die Verfahrensdokumentation einführen. Daher habe ich für unsere Kanzlei folgende Priorisierung der Mandanten beschlossen:

Ich führe in den nächsten 12 Monaten eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ein bei
a) den bargeldintensiven Mandanten
b) den Mandanten, bei denen eine Betriebsprüfung droht (Bescheid nach §164 AO unter Vorbehalt der Nachprüfung)

Bei den restlichen Mandanten werde ich die Verfahrensdokumentation nach GoBD nach Bedarf und punktuell einführen.