Wie können Benutzerrechte verwaltet werden?

Wie können Benutzerrechte verwaltet werden?

Um bestehende Berechtigungsgruppen (Rollen) zu ändern oder neue Berechtigungsgruppen zu erstellen, klicken Sie auf dem Startbildschirm oben rechts auf die Einstellungen (Zahnrad). Es öffnet sich links die Administrations-Übersicht. Klicken Sie auf .

Dort haben Sie die Möglichkeit Nutzerrechte in verschiedenen Ebenen zu administrieren (systemseitig sind alle Rollen bereits mit entsprechenden Rechten versehen; diese können jedoch modifiziert werden):

  • Systemrollen: Hier wird festgelegt, welche Nutzergruppe welche Rechte hat in Bezug auf die Anwendung smartdocu insgesamt (inkl. Lizenzen erstellen, etc.)
  • Standort-/Mandantenrollen: Hier wird festgelegt, welche Nutzergruppe welche Rechte hat in Bezug auf die Administration einzelner Mandanten bzw. angelegter Standorte.
  • Dokumentationsrollen: Hier wird festgelegt, welche Nutzergruppe welche Rechte hat in Bezug auf die Benutzung einzelner Dokumentationen (Verfahrensdokumentation, EinkommensteuerVorerfassung, digitale Notfallakte).
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Recht

Definition

Benutzer anzeigen

Alle Benutzer der Applikation anzeigen. Das gilt zum einen für die Verwaltung, wird aber auch an anderen tellen verwendet, z.B. bei der Übersicht der Benutzereinladungen.

Benutzer bearbeiten

Alle Benutzer in der Verwaltung anlegen, bearbeiten, löschen und importieren.

    Anmerkungen:

  • Zum Recht „Benutzer bearbeiten“ benötigt man auch immer das „Benutzer anzeigen“ Recht. Ansonsten kann man nur neue Benutzer erstellen.

  • Zum Zuweisen von Mandanten zu Benutzern ist sowohl das „Benutzer bearbeiten“ als auch das „Mandant bearbeiten“ Recht nötig. Durch das Zuweisen eines Mandanten zu einem Benutzer erhält der Benutzer immer das Lese- und Schreibrecht auf die Mandantendokumente.

  • Zum Zuweisen von Benutzern zu einer Berechtigungsgruppe ist zusätzlich noch das „Berechtigungsgruppe bearbeiten“ Recht notwendig.

Mandant anzeigen

Alle Mandanten in der Verwaltung anzeigen

Mandant bearbeiten

Alle Mandanten in der Verwaltung anlegen, bearbeiten, löschen und importieren.

    Anmerkungen:

  • Für alles bis auf „Anlegen“ ist hier auch das „Mandant anzeigen“ Recht nötig.

  • Zum Zuweisen von Mandanten zu Benutzern ist sowohl das „Benutzer bearbeiten“ als auch das „Mandant bearbeiten“ Recht nötig.

  • Durch das Zuweisen eines Mandanten zu einem Benutzer, erhält der Benutzer immer das Lese- und Schreibrecht auf die Mandantendokumente

Berechtigungsgruppe anzeigen

Alle Gruppen in der Verwaltung anzeigen

Berechtigungsgruppe bearbeiten

Alle Gruppen in der Verwaltung anlegen, bearbeiten, löschen und zuweisen von Benutzern zur Gruppe

    Anmerkungen:

  • Zum Zuweisen von Benutzern zu einer Berechtigungsgruppe ist zusätzlich noch das „Benutzer anzeigen“ Recht notwendig.

Dokumentation importieren

Erlaubt das Importieren von exportierten Dokumentationen / Vorlagen.

    Anmerkungen:

  • Da durch das Importieren eine neue Dokumentation / Vorlage erstellt wird, sind hier entsprechend immer noch zusätzliche Rechte nötig.

  • Bei Vorlagen: „Globale Vorlagen bearbeiten“ oder „Eigene Vorlagen bearbeiten“.

  • Bei Dokumentationen: „Dokument Lizenz erstellen“ und das Schreibrecht auf die Mandanten Dokumentation (über MandantenBenutzer Zuweisung oder „Alle Mandanten Dokumente bearbeiten“)

Dokumentation exportieren

Erlaubt das Exportieren von Dokumentationen /Vorlagen.

    Anmerkungen:

  • Dies ist im Moment noch nicht über die Oberfläche möglich, sondern nur über die API.

Benutzer einladen

Erlaubt dem Benutzer einen anderen Benutzer einzuladen für einen Mandanten.

    Anmerkungen:

  • Dadurch wird ein neuer Benutzer erstellt. Dieser hat dann die Standard-Einladungsgruppe („Benutzer“) und ist dem Mandanten zugewiesen (hat also Lese- und Schreibberechtigung auf die Mandantendokumente)

Dokumente erstellen

Erlaubt die Erzeugung und Archivierung der PDFs von der Dokumentation.

    Anmerkungen:

  • Zusätzlich wird das Schreibrecht auf die Mandantendokumente benötigt (über Mandanten-Benutzer Zuweisung oder „Alle Mandanten Dokumente bearbeiten“)

Alle Mandanten Dokumente lesen

Gibt dem Benutzer das Leserecht auf alle Mandantendokumente.

    Anmerkungen:

  • Das hat keinen Effekt auf die Verwaltung. Dafür sieht der Benutzer auf der Startseite dann alle Mandanten und kann alles deren Dokumente lesen aber keine Eingaben machen.

Alle Mandanten Dokumente bearbeiten

Gibt dem Benutzer das Schreibrecht auf alle Mandantendokumente.

    Anmerkungen:

  • Es sollte dann auch immer „Alle Mandanten Dokumente lesen“ vergeben werden.

Globale Vorlagen lesen

Erlaubt die Verwendung von globalen Vorlagen.

Globale Vorlagen bearbeiten

Erlaubt die Erstellung bzw. Bearbeitung von globalen Vorlagen.

Eigene Vorlagen bearbeiten

Erlaubt die Verwendung, Erstellung und Bearbeitung von eigenen Vorlagen

Dokument Lizenz abmelden

Hiermit kann die automatische Verlängerung von Dokumentationslizenzen über die Verwaltung aufgehoben werden.

    Anmerkungen:

  • „Dokument Lizenzen anzeigen“ ist hier auch nötig, weil ansonsten nicht auf das Feature über die Verwaltung zugegriffen werden kann.

Dokument Lizenzen anzeigen

Anzeige aller (nicht endgültig gekündigten) Dokumentationslizenzen über die Verwaltung.

Dokument Lizenz erstellen

Erlaubt das Aktivieren von Dokumentationslizenzen (also das kostenpflichtige Buchen). Dies ist also nötig, um eine neue Dokumentation für einen Mandanten anzulegen.

Benutzerfelder bearbeiten

Hiermit können weitere Eingabefelder für Benutzer in der Verwaltung erstellt werden (z.B. Telefonnummer, Adresse, etc.). Zur Eingabe der Werte in diese Felder wird nur das „Benutzer bearbeiten“ Recht benötigt.

LDAP Synchronisierung

Erlaubt die Synchronisierung von Benutzern über einen ActiveDirectory Server oder Ähnlichem über das LDAP Protokoll.

    Anmerkungen:

  • Diese Funktion steht nur für on-premise Installationen zur Verfügung und ist als optionales Paket mit weiterem Aufwand verbunden. Hat in der cloud-basierten Variante keine Auswirkungen.

Zugewiesene Mandanten bearbeiten

Erlaubt einem Benutzer, die Daten der ihm zugewiesenen Mandanten zu bearbeiten.

    Anmerkungen:

  • Die Zuweisung gibt dem Benutzer das Recht, die Dokumente des Mandanten zu Lesen und Schreiben. Hier mit könnte er dann z.B. auch den Namen oder die Adresse des Mandanten ändern.
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