Wie nutze ich die Notiz-/Aufgaben-Funktion?
smartdocu bietet die Möglichkeit, an jeder beliebigen Stelle in der Dokumentation Hinweise, Kommentare, Aufgaben oder Fragen zu hinterlegen, ohne dass die Anwendung verlassen werden muss. Klicken Sie hierzu auf die „Sprechblase“.
Durch das Hinzufügen eines „@“ im Text, kann die Aufgabe bzw. der Hinweis einem oder mehreren Benutzern zugeordnet werden. Der adressierte Benutzer erhält automatisch eine E-Mail zugesandt, versehen mit der entsprechenden Notiz/Aufgabe sowie dem Link zum entsprechenden Bereich in smartdocu.
Soll eine Aufgabe oder ein Hinweis eine hohe Priorität haben, kann dies durch den Klick auf das Ausrufezeichen erkennbar gemacht werden.
Sie können eine Notiz bzw. Aufgabe als „unerledigt“ markieren. Hierdurch wird in der Notiz ein schwarzer Haken gesetzt, welcher nach erfolgter Erledigung per Klick auf erledigt (grün) gesetzt werden kann.
Notiz-Vorlagen
smartdocu bietet die Möglichkeit, Vorlagen für Notizen bzw. Aufgaben zu erstellen.
Um Vorlagen für Notizen zu erstellen, klicken Sie in den Einstellungen auf die Schaltfläche „Notiz Vorlagen“. Dort können Sie beliebig viele Notiz-Vorlagen erstellen.
Innerhalb der Dokumentation können Sie, nachdem Sie auf das Notiz-Symbol geklickt haben, über die Schaltfläche „Vorlage“ die gewünschte Notiz auswählen.
Erinnerungsfunktion
Sie können den Versand von Aufgaben mittels der Erinnerungsfunktion auf einen späteren Zeitpunkt terminieren oder als wiederkehrende Benachrichtigungen festlegen. Tagen Sie hierzu die Notiz/Aufgabe in das Kommentarfeld ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche . Dort können Sie den Zeitpunkt der Benachrichtigung, den Adressaten sowie bei Bedarf den Turnus der Erinnerung festlegen
Eine Gesamtübersicht der offenen bzw. abgeschlossenen Notizen/Aufgaben innerhalb der Dokumentation kann über die Schaltfläche aufgerufen werden. Dort kann bei Bedarf auch nach priorisierten oder unerledigten Aufgaben gefiltert werden. Bei Klick auf die „Lupe“ springt smartdocu direkt zum betreffenden Bereich des Fragebogens.
Eine Gesamtübersicht der aktuellen Notizen/Aufgaben aus Verfahrensdokumentation, Portal, etc. findet man auf der Übersichtsseite des jeweiligen Mandanten.
Übergreifende Notizen/Aufgaben, d.h. Notizen, die nicht direkt einer Dokumentation bzw. dem Portal zugeordnet werden sollen, können unter dem Punkt „Weitere Notizen“ in der Übersichtsseite des jeweiligen Mandanten hinterlegt werden.
Benachrichtigungen ein- oder ausschalten
Über die Benutzereinstellungen („Männchen“ oben rechts) kann eingestellt werden, inwieweit man über Kommentare etc. informiert werden möchte.
