Wie kann ich die Freigabefunktion für Dokumente nutzen?
Hochgeladene Dokumente können Sie vom Mandanten „freigeben“ lassen. Informationen wie Zeitpunkt der Freigabe und Freigebender werden mit dem freigegebenen Dokument „verknüpft“ und automatisch in smartdocu archiviert.
Um ein Dokument freigeben zu lassen, klicken Sie bei dem betreffenden Dokument auf die drei Pünktchen oben rechts und wählen dann „Freigabe anfordern“.
Wählen Sie im Anschluss den Adressaten für die Freigabe aus. Sie haben die Möglichkeit, eine Nachricht zu schreiben und bei Bedarf ein Datum zu setzen, an dem der Adressat automatisch an die zu erledigende Freigabe erinnert wird.
Nach dem Klick auf „senden“ erhält der Adressat eine E-Mail mit dem Verweis auf das freizugebende Dokument.
Solange das Dokument noch nicht freigegeben wurde, ist dies mit einem grauen Haken links vom Dokument ersichtlich.
Der Adressat erteilt die Freigabe direkt im System, indem er den betreffenden Beleg anklickt und über die Schaltfläche „Freigabe erteilen“ den Beleg freigibt. Dort kann bei Bedarf auch eine Nachricht hinterlegt werden.
Nach erfolgreicher Freigabe wird der Haken auf dem Dokument grün eingefärbt.
Derjenige, der die Freigabe angefordert hat, wird automatisch per E-Mail über die erfolgte Freigabe benachrichtigt.
Details zum Freigabeprozess werden automatisch je Dokument gespeichert und können bei Bedarf aufgerufen werden.
