So bleiben Sie GoBD-konform: 4 Wichtige Tipps zur elektronischen Archivierung von Dokumenten

In der digitalen Ära werden viele Dokumente wie Rechnungen und Geschäftskorrespondenz per E-Mail verschickt und empfangen. Diese Unterlagen sind oft für die Buchführung von großer Relevanz und müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre elektronische Archivierung den Anforderungen des Finanzamts entspricht? 

1. Elektronische Belege korrekt archivieren

Die Grundregel lautet: Elektronisch empfangene Belege müssen auch in elektronischer Form archiviert werden. Einfaches Ablegen einer Rechnung in einem Dateiordner reicht nicht aus. Damit Ihre elektronischen Belege den GoBD-Vorgaben entsprechen, müssen sie in einem digitalen Archivsystem erfasst werden, das sicherstellt, dass die Belege unveränderbar bleiben und alle nachträglichen Änderungen dokumentiert werden. 

2. Indizierung und Unveränderbarkeit sicherstellen

Ein wesentlicher Bestandteil der GoBD-konformen Archivierung ist die Indizierung der Belege. Dies bedeutet, dass Ihre Belege nicht nur gespeichert, sondern auch in einem strukturierten Index erfasst werden müssen. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Auffindbarkeit der Dokumente bei einer eventuellen Prüfung durch das Finanzamt. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Belege nicht manipuliert werden können und alle Änderungen nachvollziehbar sind. 

3. Ersetzendes Scannen als Lösung für Papierbelege

Papierbelege können elektronisch erfasst und anschließend vernichtet werden, wenn die Regeln für das „ersetzende Scannen“ eingehalten werden. Diese Regelung hilft, die oft begrenzten Kapazitäten für die physische Archivierung zu entlasten und Kosten für zusätzliche Archivräume zu sparen. Beim ersetzenden Scannen müssen jedoch spezifische Anforderungen erfüllt werden, um sicherzustellen, dass die gescannten Dokumente die Originale ersetzen können und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. 

4. Digitales Archivierungssystem wählen

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, ist die Auswahl eines geeigneten digitalen Archivierungssystems entscheidend. Achten Sie darauf, dass das System nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch eine einfache und effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente ermöglicht. Ein gutes System bietet Funktionen zur Automatisierung der Archivierung, zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und zur Erstellung von Indizes. 

Fazit: 

Die korrekte elektronische Archivierung ist entscheidend für die Einhaltung der GoBD und die Vermeidung von Problemen bei Steuerprüfungen. Mit einem zuverlässigen Archivierungssystem und der Beachtung der oben genannten Punkte stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt werden und Ihre Buchführung reibungslos verläuft.