Die Welt Eines Steuerberaters vor und nach smartdocu®

Vorab kurz zur Einordnung meiner Person:

Ich bin Steuerberater einer mittelständischen Steuerkanzlei mit ca. 18 Vollzeitmitarbeitern (davon 3 Steuerberater) und rund 300 gewerblichen Mandaten.

Die im ersten Teil dieses Beitrags beschriebene Problematik dürfte vielen meiner Berufsgenossen bekannt und vertraut vorkommen. Für mich führten sie zur Mitbegründung der smartdocu und der Erstellung einer modernen, cloudbasierten Software zur Erstellung GoBD-konformer Verfahrensdokumentationen. Diesen Weg müssen Sie nicht noch einmal gehen, aber lesen Sie einfach woher wir kamen und wo wir nun stehen.

Meine Erfahrungswerte mit klassischen WORD- und EXCEL-Vorlagen, damals noch ohne smartdocu®:

Im September 2019 erhielt ich für einen Mandanten eine Prüfungsanordnung vom Finanzamt, der Prüfer wollte Mitte Oktober mit der BP starten. Auf der letzten Seite der Prüfungsanordnung wurde eine sogenannte „Verfahrensdokumentation nach GoBD“ vom Finanzamt gefordert.

Da der Prüfer nach telefonischer Rücksprache auf die GoBD-konformen Verfahrensdokumentation bestanden hat, war ich gezwungen, dieses Problem kurzfristig zu lösen. Leider handelt es sich hierbei um eine „Chef-Aufgabe“ – das heißt, dass ich aufgrund der Komplexität des Themas keine Mitarbeiter einbinden konnte. Aber Ich musste mich kurzfristig ans Werk machen: Innerhalb von 3 Wochen musste dem Prüfer eine annehmbare Verfahrensdokumentation nach GoBD vorgelegt werden.

Beim Mandanten sind wir eine der im Internet frei verfügbare Muster-Vorlagen zur Verfahrensdokumentation durchgegangen. Allein hierfür benötigten wir ca. 1,5 Tage, da die Muster-Vorlagen für die Belegablage bzw. die Kasse nicht praxistauglich und viel zu kompliziert aufgebaut sind.

Nach diesen 1,5 Tagen der „Aufnahme der Ist-Situation“ beim Mandanten haben sich für mich die folgenden Probleme ergeben:

1. Ich musste weitere vom Mandanten zu beantwortende Fragen in die Word-Vorlagen einarbeiten:

Dies verschlang weit mehr Zeit als ich ursprünglich veranschlagt hatte, nämlich weitere 1,5 Tage bis zur kompletten Fertigstellung der Dokumentation – die verlorene Zeit habe ich dann über Wochenend- und Nachtarbeit auffangen müssen, um meine Kanzlei am Laufen zu halten.

2. Ich habe eigentlich keine Zeit:

Um ungeplant 30-40 Stunden kurzfristig zu opfern – vor allem, da wir in unserer mittelständischen Kanzlei nicht 10 Mandanten betreuen, sondern 300. Mit dieser Methode der Word bzw. Excel-Vorlagen wäre ich auf Jahre nur mit der Einführung der Verfahrensdokumentation bei meinen Mandanten beschäftigt – das ist nicht zu leisten!

Wenn das jetzt bei jeder Betriebsprüfung so ein aufwändiger Zirkus wird, ist das für mich eine enorme Zusatzbelastung – aber auch für den Mandanten, der sich ebenfalls die Zeit nehmen muss (die er genauso wenig hat wie ich) und hierfür auch noch eine stattliche Rechnung zu begleichen hat.

3. Die Beratung des Mandanten führte zu einer großen Erkenntnis:

Der von mir beratene Mandant war eigentlich der perfekte Mandant: Wir haben im Januar die Abschlussunterlagen für das alte Jahr erhalten – inklusive aller Belege und Unterlagen wie Inventuren / Ermittlung der halbfertigen Arbeiten. Der Betrieb selbst läuft gut, der Mandant hat seinen Laden im Griff und seine Hausaufgaben gemacht. Mir war klar, dass bei dieser Prüfung eigentlich nichts rauskommen kann.

Bei der „Bestandsaufnahme“ für die Verfahrensdokumentation vor Ort im Bereich der Hard- und Software musste ich dann aber feststellen, dass der Mandant zwar in der analogen „Papierwelt“ perfekt aufgestellt war – jedoch im Bereich Software enorme Lücken aufklafften (z.B. erfolgte keine Festschreibung der Ausgangsrechnungen). Zu diesem Problem kamen noch ein paar andere hinzu. Jetzt war mir klar, dass hier durchaus großflächig vom Prüfer eingehakt werden kann!

Was waren die positiven Aspekte der Verfahrensdokumentationsberatung nach GoBD?

• Ich konnte den Mandanten in seinen Prozessen beraten und verbessern. O-Ton des Mandanten aus der Beratung: „Da spare ich mir im Bereich der Belegablage zukünftig 1 Stunde Arbeit in der Woche“.
• Die Mandantenbindung hat sich weiter verfestigt.
• Es lässt sich hier auch ein Geschäftsmodell mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation für unsere Kanzlei aufbauen. Man benötigt hierfür nur praktikable Muster und Vorlagen um diese GoBD konform zu erstellen – am besten durch eine EDV-gestützte Lösung.
• Ich positioniere mich beim Mandanten als kompetenter Ansprechpartner – auch für betriebswirtschaftliche Fragen.
• Es werden Probleme beim Mandanten im Vorfeld einer BP / Kassennachschau rausgefiltert und abgestellt, bevor der Prüfer kommt.

Es ist besser, wenn ich die Probleme lokalisiere – als wenn es der Prüfer macht, weil:

• wenn der Prüfer die Fehler aufdeckt, habe ich noch mehr Arbeit, das irgendwie mit dem Prüfer wieder hinzubiegen
• dann muss ich mir vom Mandanten anhören „…wenn ich das gewusst hätte, dann hätte ich das auch so gemacht…“ (vor allem, wenn ich an das Thema bargeldintensive Betriebe denke, die in jedem Fall eine Verfahrensdokumentation für die Kasse benötigen)

Was waren die negativen Aspekte der Verfahrensdokumentationsberatung nach GoBD?

• Die Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBD auf Basis der im Internet verfügbaren Muster benötigt viel zu viel Zeit – die ich schlicht nicht habe.
• Ich verbringe zu viel Zeit, nach der sinnvollen Bestandsaufnahme noch mal alles in einen Bericht zu quetschen – das ist unproduktive Arbeit!
• Es hängt alles an mir als Steuerberater – ich kann meine Mitarbeiter nicht oder nur zu geringen Teilen einbinden.
• Ich habe zeitbedingt keine Möglichkeit meine Mandanten großflächig mit Verfahrensdokumentationen nach GoBD zu versorgen.

Meine persönliche Konsequenz:

Dies alles führte dazu, dass ich mich mit meinen Mitgesellschaftern dazu entschlossen habe, mithilfe der Software smartdocu® mein Leben als Steuerberater (und damit natürlich auch das meiner Berufskollegen) einfacher und effizienter zu gestalten.

Was hat sich für mich durch den Einsatz von smartdocu® in der Beratungsarbeit zum Thema GoBD-konforme Verfahrensdokumentation geändert?

Die oben erwähnten negativen Punkte konnte ich allesamt beseitigen:

Ich konnte die Bearbeitungszeit für die Erstellung der GoBD konformen Verfahrensdokumentation enorm minimieren, da sich der smartdocu® Fragebogen intelligent und dynamisch anhand der bereits getätigten Eingaben erstellt. Zudem bin ich nicht stundenlang mit der Dokumentation von Prozessen beschäftigt.

Wenn sich eine Betriebsprüfung ankündigt, kann mit Hilfe von smartdocu® schnell und unkompliziert eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellt werden. Beim Mandanten muss nichts installiert werden – man benötigt nur einen Internetzugang → auch das vereinfacht die Beratung enorm. Die fertige Verfahrensdokumentation wird automatisch in der Cloud gespeichert – auch hier entfallen Zusatzarbeiten.

Der Fragebogen ist selbsterklärend – daher kann sowohl der Mandant als auch der geschulte Kanzlei-Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betraut werden.

smartdocu® ermöglicht mir als Steuerberater, ein neues Geschäftsfeld aufzubauen, meine Mandanten gut zu beraten und für Betriebsprüfungen vorzubauen. Ich positioniere mich als Ansprechpartner für betriebswirtschaftliche Fragen des Mandanten und auch im Bereich der Prozessberatung. Die Mandantenbindung wird gestärkt und verfestigt.

Ich kann zukünftige rechtliche Änderungen im Bereich der Verfahrensdokumentationen durch smartdocu unkompliziert, schnell und großflächig an meine Mandanten weitergeben – dies wäre mit Wordvorlagen undenkbar.

Bisher konnte ich meine Mandanten gar nicht großflächig über das Thema Verfahrensdokumentation nach GoBD aufklären und informieren (z.B. durch Mandantenrundschreiben) – ich wusste nämlich, dass ich die daraus resultierenden Anfragen gar nicht würde abarbeiten könnte…

Das Risiko, dass mich ein Mandant in Haftung nimmt, wenn ich ihn nicht aufgeklärt habe und er dann wegen der fehlenden Verfahrensdokumentation z.B. bei unangekündigten Kassennachschauen nachzahlen muss, möchte ich zukünftig ausmerzen.

Da ich trotz der enormen Vorteile von smartdocu® nicht bei allen Mandanten die Verfahrensdokumentation gleichzeitig einführen kann, habe ich für unsere Kanzlei folgende Priorisierung beschlossen:

Ich führe mittels smartdocu® in den nächsten 12 Monaten eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ein bei

1. den bargeldintensiven Mandanten
2. den Mandanten, bei denen eine Betriebsprüfung droht (Bescheid nach §164 AO unter Vorbehalt der Nachprüfung)

Bei den restlichen Mandanten werde ich die Verfahrensdokumentation nach GoBD nach Bedarf und punktuell einführen.

Wenn auch Sie die beschriebenen Problemstellungen kennenlernen mussten, informieren Sie sich doch hier mithilfe unseres Whitepapers.