FAQ

1. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Verifizierungsformular ein.
2. Um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, müssen Sie dem Link in der erhaltenen E-Mail folgen.
3. Über diesen Link gelangen Sie auf die smartdocu®-Registrierungsseite.
4. Dort können Sie Ihre Benutzerdaten sowie die Internetadresse für Ihre smartdocu®-Instanz eingeben.

Danach steht Ihnen die Anwendung bereit!

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.

Um den Gesamtvertrag zu kündigen, klicken Sie in der Anwendung in den Einstellungen auf „Meine Kundendaten„. Dort finden Sie die Schaltfläche „Kündigung Gesamtvertrag„.

Keine Installation erforderlich – unsere Software läuft vollständig in der Cloud. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser.

Wir stehen Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie über:

Telefon: +49 8664-74833-007

E-Mail: info@smartdocu.de

Zudem finden Sie umfangreiche Anleitungen in unserem Hilfebereich.

• Monatliche und jährliche Zahlungsoptionen: Möglichkeit der monatlichen Zahlung, mit jährlichen Rabatten.
• Zufriedenheitsgarantie: Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.
• Zusätzliche Module: Optionale Module können jederzeit hinzugefügt werden.
• Keine versteckten Kosten: Über die Lizenzgebühren hinaus fallen keine weiteren Kosten an. Sie können beliebig viele Nutzer anlegen und IT-Systeme hinterlegen.
• Flexibilität und Anpassung: Unsere Lizenzmodelle ermöglichen es Ihnen, die Nutzung entsprechend Ihrer Anforderungen anzupassen, mit umfangreichen Funktionserweiterungen und der Möglichkeit, Inhalte an spezifische Anforderungen der GoBD anzupassen.

Wichtige Hinweise:

• Die genauen Lizenzpreise und Konditionen finden Sie auf unserer Preisübersicht. Diese finden Sie auf der Anmeldeseite, nachdem Ihre E-Mail bestätigt wurde. Bitte beachten Sie, dass alle Preise zzgl. gesetzlicher USt. angegeben sind.
• Sie erhalten bei erfolgreicher Registrierung automatisch Zugriff auf alle smartdocu-Module.
• Das passende Lizenzpaket kann in der Software gewählt und bei Bedarf angepasst werden. Bei den Paketpreisen handelt es sich um pauschale Preise, die unabhängig von der Anzahl der Mandanten gelten.

smartdocu bietet Ihnen die Möglichkeit, Mandanten mit allen wichtigen Stammdaten individuell anzulegen. Um einen Mandanten anzulegen, klicken Sie in der Anwendung oben rechts auf Einstellungen (Zahnrad) und anschließend auf „Mandanten“ in der Administrations-Übersicht am linken Bildschirmrad. Über die Schaltfläche „Neuer Mandant“ können Sie nun relevante Stammdaten im System hinterlegen.

Wichtig: Zur Anlage eines Mandanten müssen Sie nicht alle Felder befüllen, sondern lediglich den Mandantennamen (Firma) sowie die Mandantennummer eintragen.

Hinweis: Übrigens können Sie auch ganz bequem Mandanten aus Ihrer Kanzlei-Software in smartdocu importieren. Der Import erfolgt über die Schaltfläche „Mandanten importieren“, die Sie über den gleichen Weg erreichen (Einstellungen → Mandanten).

Detaillierte Informationen zum Anlegen eines Mandanten sowie zum Import von Mandantenstammdaten erhalten Sie auf Seite 8 der smartdocu Bedienungsanleitung.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfolgt meist in Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant. Das bedeutet, nicht nur Sie als Berater benötigen einen Zugang zur Verfahrensdokumentation, sondern auch Ihre Mandanten. In smartdocu können Sie sowohl Mitarbeitern und Mandanten als auch externen Dienstleistern (z.B. IT-Dienstleister) kostenfrei einen entsprechenden Zugang einrichten, indem Sie diese als Benutzer anlegen. Hierbei stehen Ihnen drei verschiedene Wege zur Verfügung:

1. Anlegen von Benutzern über die Einstellungen

Klicken Sie auf dem Startbildschirm oben rechts auf das Zahnrad. Es öffnet sich links die Administrations-Übersicht. Klicken Sie anschließend auf „Benutzer“ und dann auf die Schaltfläche „Neuer Benutzer“ (rechts oben in der Anwendung).

• Falls nötig, können Sie die Zugriffsmöglichkeit des Nutzers terminlich begrenzen und dort ein „Ablaufdatum“ hinterlegen.
• Sie können Benutzern, die über die Einstellungen angelegt werden, bei Bedarf mehrere Mandantenbetriebe zuordnen.

2. Anlegen von Benutzern über die Mandantenansicht

Ein weiterer Weg, einen Benutzer anzulegen, funktioniert über die Schaltfläche „Berechtigungen“, wenn Sie von der Startseite beginnend, einen Mandanten ausgewählt haben. Die Schaltfläche „Berechtigungen“ befindet sich rechts oben in der Anwendung.

• Über die Mandantenansicht angelegte Benutzer können auf alle Dokumentationen (z.B. Verfahrensdokumentation, digitale Notfallakte) des betreffenden Mandanten zugreifen.

3. Anlegen von Benutzern direkt aus der Dokumentation heraus

Die dritte Möglichkeit, einen Mandanten als Benutzer anzulegen, funktioniert über die Schaltfläche „Berechtigungen“ direkt in der Dokumentation des jeweiligen Mandanten. Die Schaltfläche „Berechtigungen“ befindet sich hier links oben in der Anwendung.

• Benutzer, die direkt aus der Dokumentation heraus angelegt wurden, können ausschließlich auf die betreffende Dokumentation zugreifen.

Sobald ein neuer Benutzer über einen der drei Wege angelegt und eingeladen wurde, wird dieser per Email informiert und kann sich registrieren.

Hinweis: Für den Anlegevorgang ist lediglich der Name des Benutzers sowie dessen Email-Adresse erforderlich.

Wichtig: Je nachdem, ob ein Benutzer über die Einstellungsebene, Mandantenebene oder Dokumentationsebene angelegt wurde, verfügt dieser über ganz bestimmte Rechte. Diese systemseitig vordefinierten Nutzerrechte, können Sie jedoch jederzeit in den Einstellungen (Schaltfläche „Berechtigungen“) nach Ihren individuellen Bedürfnissen feingliedrig anpassen.

Ausführliche Informationen zum Anlegevorgang sowie den Nutzerrechten, erhalten Sie auf Seite 13 der smartdocu Bedienungsanleitung.

Lizenzen können Sie ganz bequem aus smartdocu heraus buchen. Hierfür müssen Sie lediglich einen Mandanten anlegen und die betreffende Lizenz bzw. Dokumentation aktivieren.

Lizenz-Aktivierung: Öffnen Sie den Mandanten, für den Sie eine neue Dokumentation anlegen möchten und klicken Sie anschließend auf die Kachel „Neue Dokumentation“. Dort können Sie nun die gewünschte Dokumentation (Verfahrensdokumentation, Einkommenssteuer-Vorerfassung, Digitale Notfallakte) auswählen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Erstellen“ wird die betreffende Dokumentation dann aktiviert.

Hinweis Verfahrensdokumentation: Bei einer Verfahrensdokumentation haben Sie immer die
Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie eine kostenfreie Test-Lizenz oder eine kostenpflichtige
Lizenz verwenden möchten (bei ESt-Vorerfassung bzw. digitaler Notfallakte können Sie jeweils
nur eine Test-Lizenz aktivieren).
Zur Aktivierung der kostenpflichtigen Lizenz klicken Sie auf „Lizenzerwerb und Zahlungsdaten“.

Sämtliche Informationen zum Lizenzerwerb, zu den Zahlungsdaten sowie zur Lizenzaktivierung finden Sie auf Seite 21 der smartdocu Bedienungsanleitung.

Sie haben eine Verfahrensdokumentation erstellt und diese versehentlich einem falschen Mandanten zugeordnet? Für diesen Fall bietet Ihnen smartdocu die Möglichkeit, die betreffende Dokumentation einfach zu verschieben.

Vorgehensweise: Öffnen Sie die betreffende Dokumentation, klicken Sie oberhalb der Baumstruktur am linken Bildschirmrand auf „Übersicht“ und anschließend auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Per Klick auf das Feld „Mandant“ können Sie nun den Mandanten auswählen, dem Sie die Dokumentation zuordnen möchten.

Hinweis: Durch die Änderung des Mandanten können sich die Zugriffsrechte auf die entsprechende Dokumentation ändern.

Fertiggestellte Verfahrensdokumentationen werden im PDF-Format im Archiv von smartdocu gespeichert und können dort abgerufen sowie exportiert werden. Um zum Archiv zu gelangen, öffnen Sie die betreffende Verfahrensdokumentation, klicken auf „Übersicht“ am oberen linken Bildschirmrand und anschließend auf die Schaltfläche „Archiv“.

Bitte beachten Sie: Verfahrensdokumentationen werden erst dann im Archiv abgelegt, wenn der Fertigstellungsgrad 100 Prozent beträgt und die versionierte Ablage durch den Benutzer bestätigt wurde.

Hinweis: Für jedes DV-System wird eine eigene PDF generiert und im Archiv abgelegt.

Eine Verfahrensdokumentation kann als interne Organisationsanweisung angesehen werden. Sie standardisiert betriebsinterne Abläufe und sollte allein schon aus Gründen der Sicherstellung eines dauerhaft gleichbleibenden Qualitätsstandards inhaltlich richtig und möglichst aktuell sein. Zumindest 1-2-mal pro Jahr sollten erfolgte Änderungen an Prozessen, IT-Systemen oder Verantwortlichkeiten im System aktualisiert und damit eine neuere Version der Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Hinweis für Kanzleien und Berater: Nehmen Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten jährlich eine Anpassung der Verfahrensdokumentation vor. Achten Sie insbesondere auf eine Aktualisierung des IKS hinsichtlich steuerlich relevanter Sachverhalte.