5 Beispiele für Risiken und Maßnahmen zur Risikovermeidung im Bereich Eingangsrechnungen

1. Formale Fehler in Eingangsrechnungen

Risiko: Fehlende oder unvollständige Angaben auf Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden und zu steuerstrafrechtlichen Risiken führen.

Maßnahmen zur Risikovermeidung:

• Checklisten: Verwendung von Checklisten zur Überprüfung der formalen Rechnungsvoraussetzungen gemäß §§ 14, 14a UStG. Diese Checklisten sollten sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben wie vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Entgelt und Steuerbetrag enthalten sind.
• Verantwortlichkeiten: Klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten für die Prüfung der Rechnungen. Alle eingehenden Rechnungen sollten vor Bezahlung und Geltendmachung des Vorsteuerabzugs überprüft werden.
• Dokumentation: Dokumentation der durchgeführten Prüfungen und Aufbewahrung der Checklisten entsprechend den Regelungen zur Aufbewahrung der Rechnung.

2. Unrichtiger oder unberechtigter Vorsteuerausweis

Risiko: Über eine steuerfreie oder nichtsteuerbare Leistung wird mit Umsatzsteuer abgerechnet, oder die Leistung wird einem falschen Besteuerungsland zugeordnet. Dies kann zu Nachzahlungszinsen und erhöhten Kosten führen.

Maßnahmen zur Risikovermeidung:

• Schulungen: Regelmäßige Schulungen der für den Einkauf verantwortlichen Mitarbeiter über die umsatzsteuerlichen Regelungen.
• Checklisten: Erstellung von Checklisten für neue Geschäftsvorfälle, um sicherzustellen, dass die umsatzsteuerliche Prüfung korrekt durchgeführt wird.
• Dokumentation: Dokumentation der Prüfungen und Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen. Bei festgestellten Fehlern sollte der leistende Unternehmer zur Rechnungsberichtigung aufgefordert werden.

3. Fehlende oder unzureichende Leistungsbeschreibung

Risiko: Unzureichende Beschreibung der Leistung auf der Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden und zu steuerstrafrechtlichen Risiken führen.

Maßnahmen zur Risikovermeidung:

• Richtlinien: Erstellung von Richtlinien zur genauen Beschreibung der Leistungen auf den Rechnungen.
• Prüfschema: Verwendung eines angepassten Prüfschemas zur Überprüfung der Leistungsbeschreibung.
• Schulungen: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zur korrekten Beschreibung der Leistungen.

4. Falsche Zuordnung von Geschäftsvorfällen

Risiko: Falsche Zuordnung von Geschäftsvorfällen kann zu steuerlichen Risiken führen, insbesondere bei der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens oder bei Auslandssachverhalten.

Maßnahmen zur Risikovermeidung:

• Typisierung und Klassifizierung: Systematische Typisierung und Klassifizierung der Geschäftsvorfälle anhand einer Matrix, um die umsatzsteuerliche Behandlung zu standardisieren.
• Checklisten: Verwendung von Checklisten für die laufende Bearbeitung von klassifizierten Geschäftsvorfällen.
• Dokumentation: Dokumentation der Prüfungen und regelmäßige Überprüfung der Geschäftsvorfälle auf korrekte Zuordnung.

5. Fehlerhafte oder unvollständige Buchungen

Risiko: Fehlerhafte oder unvollständige Buchungen können zu steuerlichen Risiken und finanziellen Verlusten führen.

Maßnahmen zur Risikovermeidung:

• Automatisierte Kontrollen: Implementierung von automatisierten Kontrollen wie Plausibilitätsprüfungen und Abweichungsanalysen, um fehlerhafte Buchungen frühzeitig zu erkennen.
• Stichprobenkontrollen: Regelmäßige stichprobenhafte Kontrollen durch den steuerlichen Berater oder eine besonders ausgebildete Person im Unternehmen.
• Schulungen: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zur korrekten Buchung und Dokumentation der Geschäftsvorfälle.