Benötigt jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?
Von Marcus Römer
Kurz und knapp: Ja. Jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung elektronisch führt oder auch nur elektronische Belege verwendet muss eine Verfahrensdokumentation erstellen und diese bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt schriftlich vorlegen können. Dies gilt auch für Kleinunternehmen! Betriebliche Größenerleichterungen oder Branchenausnahmen existieren nicht.
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die von der Finanzverwaltung im Jahr 2014 erlassen wurden. Denn die GoBD-Richtlinien besagen, dass eine ordnungsgemäße Buchhaltung vollständig und lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar sein muss. Und in einer Verfahrensdokumentation halten Sie genau fest, welche technischen und organisatorischen Schritte in Ihrem Unternehmen dafür sorgen, dass alle steuerrelevanten Prozesse und Unterlagen im Sinne der GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
