Das rote Tuch: Die GoBD konforme Verfahrensdokumentation

Für jeden Unternehmer bzw. Selbständigen besteht derzeit akuter Handlungsbedarf, auferlegt durch die Finanzverwaltung.

Obwohl das Thema finanziell eine große Tragweite haben kann, haben sich die wenigsten tatsächlich damit beschäftigt und dringend notwendige Schritte eingeleitet: Es handelt sich um die GoBD und die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation.

Schon seit dem Jahr 2015 gelten die GoBD, die ausgeschrieben den wundervollen Namen ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ‘ tragen und eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BmF) sind.

Aufgrund diverser Entwicklungen technischer Natur in den letzten Jahren, wie zum Beispiel dem flächendeckenden Einzug von Cloud-Technologien oder mobilen Endgeräten, erfuhr diese Verwaltungsanweisung mit Start zum 01.01.2020 eine Novellierung.

Im Grunde sind hier die Anforderungen des BmF an jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen zusammengefasst – und zwar nicht nur zu der Buchführung selbst, sondern zu der Abwicklung eines kompletten Geschäftsvorfalls inklusive aller dabei zum Einsatz kommender IT-Systeme. Da diese heutzutage immer komplexer werden, definieren die GoBD ebenfalls, wie dem jeweiligen Prüfer im Rahmen einer Betriebsprüfung solche Systeme transparent und nachvollziehbar dargestellt werden müssen – nämlich anhand einer sogenannten Verfahrensdokumentation, die unternehmensindividuell erstellt werden muss. Zusammengefasst beschreibt eine Verfahrensdokumentation die steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die zu Grunde liegende IT-Infrastruktur und deren Benutzerrollen sowie die Daten und Ablagesysteme in einem Unternehmen.

Ist diese im Falle einer Prüfung nicht vorhanden, so kann dies in begründeten Fällen zu erheblichen Zuschätzungen und damit zu Nachzahlungen führen! Insbesondere bargeldintensive Betriebe stehen im Fokus der Prüfungen.

Weiterführende Informationen zu dem Themenkomplex GoBD und Verfahrensdokumentation finden Sie in unserem Whitepaper:

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• für Steuerberater

Wie aber kann man nun diesem Thema so begegnen, dass der Betriebsprüfer einerseits zufriedengestellt wird, andererseits das Tagesgeschäft infolge des Aufwands bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht unnötig leidet?

Die grundsätzliche Problematik ist wie folgt:

• die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation kann extrem zeitaufwändig sein
• die Verfahrensdokumentation muss aktuell gehalten werden
• die frei verfügbaren Vorlagen sind für die Umsetzung im Betrieb nicht wirklich praktikabel

Durch den Einsatz einer modernen und intelligenten cloudbasierten Software kann man ohne jeglichen Installationsaufwand eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation erstellen, die den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht wird. Mit einer derart erstellten Dokumentation ist der Prüfer in der Lage in angemessener Zeit die eingesetzten Systeme zu verstehen, nachzuvollziehen und damit die Aufzeichnungen nachzuprüfen.

Eine solche Software ist smartdocu®.

smartdocu® hat den komplexen Sachverhalt der GoBD auf einen dynamischen Fragenkatalog heruntergebrochen und leitet den Anwender wie an einem roten Faden durch die komplette Erstellung. Hierbei werden nur die Kapitel aufgerufen, die für das jeweilige Unternehmen auch notwendig sind, somit kann sichergestellt werden, dass nicht mehr Zeit als notwendig in diesen Prozess einfließen muss. Ein einfaches Ampelsystem gibt jederzeit Aufschluss über den Fertigstellungsgrad und eventuell Warnungen, wenn Teile Ihrer Prozesse erkennbar nicht GoBD-konform sein sollten.

Zusätzlich dazu kann der Anwender auch externe Dienstleister mit in den Prozess einbeziehen. So kann zum Beispiel der IT-Dienstleister oder der externe Datenschützer einzelne Teilbereiche der Verfahrensdokumentation zum Ausfüllen und/ oder Korrigieren zugewiesen bekommen. Direkt aus der Applikation heraus und ohne Mehrkosten.

Sollte all dies noch immer zu zeitaufwändig sein, um neben dem Tagesgeschäft erledigt werden zu können – kein Problem! Die smartdocu Consulting GmbH bietet genau hierfür maßgeschneiderte Unterstützung. Mit Ihnen gemeinsam (oder den entsprechend befähigten Mitarbeitern) werden die Basisinformationen aufgenommen und in die Dokumentation übertragen. Sollten weitere Tätigkeiten wie Informationsgewinnung beim externen Dienstleister, Erstellen komplementärer Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Checklisten, Kassieranweisungen oder Ähnlichem anfallen, so können auch diese übernommen werden.

Wir erleben immer wieder den Fall, dass die Unternehmer das Thema GoBD von sich wegschieben wollen – das ist durchaus verständlich, schließlich wurde hier in den letzten Jahren seitens der Behörden nicht konsequent eingefordert und dazu ist das Thema innerhalb vieler Betriebe negativ besetzt. Aber das Blatt der nicht konsequenten Einforderung wendet sich nun und kann damit sehr schnell zu einem Problem werden. Es macht jedoch keinen Sinn hier mit einem Druck- oder Angstszenario zu arbeiten, um die Verantwortlichen von der Sinnhaftigkeit und dem Mehrwert einer solchen Verfahrensdokumentation zu überzeugen.

Vielmehr überwiegen die Vorteile deutlich und liegen auf der Hand:

• Im Rahmen der Umsetzung werden die relevanten Prozesse nochmals durchleuchtet. Dabei deckt man fast immer Stellen auf, die umständlich oder zu zeitintensiv laufen – hier ergibt sich dann ein organisatorisches Optimierungspotential, mit dem Geld eingespart werden kann.
• Die Prozesse werden ja nicht nur für den Prüfer dokumentiert, sondern stehen intern ebenfalls den entsprechenden Mitarbeitern zur Verfügung. Damit reduziert man auch den Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter.
• Am Ende erleben wir in den Prüfungen unserer Mandanten bei Vorlage einer smartdocu-Verfahrensdokumentation einen hohen Vertrauensvorschuss seitens der Prüfer. Dies resultiert dann im Regelfall auch in einer verkürzten Prüfungsdauer!

Damit kann man jedem Unternehmer nur dringend dazu raten, schnellstmöglich eine entsprechende GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen, oder deren Erstellung in Auftrag zu geben – neben der Verpflichtung seitens des BmF ergeben sich mannigfaltige Vorteile für das eigene Unternehmen!