Artikel 5: 7 häufige Fehler bei der Umsetzung der GoBD

Bei der Umsetzung der GoBD können verschiedene Schwachstellen auftreten. Hier sind einige der am häufigsten vorkommenden Schwachstellen im Unternehmen:

1. Unzureichende Verfahrensdokumentation:

Eine mangelhafte oder unvollständige Dokumentation der Geschäftsprozesse und der eingesetzten IT-Systeme kann ein großes Problem sein. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist jedoch eine grundlegende Anforderung der GoBD.

2. Fehlende oder unvollständige Aufbewahrung von Unterlagen:

Wenn relevante Unterlagen nicht ordnungsgemäß (grundsätzlich im Ursprungsformat) aufbewahrt werden, kann dies zu Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten der GoBD führen. Eine lückenhafte oder unvollständige Dokumentation kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen.

3. Mangelnde Zugriffskontrollen und Datensicherheit:

Schwachstellen in der IT-Sicherheit, unzureichende Zugriffskontrollen und mangelnde Verschlüsselung können die Integrität und Vertraulichkeit von Daten gefährden. Dies kann zu Verstößen gegen die Anforderungen der GoBD führen.

4. Fehlende Protokollierung und Nachvollziehbarkeit:

Wenn Protokolle, Logs, etc. nicht ordnungsgemäß geführt oder aufbewahrt werden, kann dies die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen und Änderungen beeinträchtigen. Eine lückenlose Prüfbarkeit ist jedoch eine wichtige Anforderung der GoBD.

5. Mangelnde Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter:

Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend über die Anforderungen der GoBD informiert sind und nicht entsprechend geschult wurden, können Fehler bei der Umsetzung auftreten. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter, die mit den betroffenen Prozessen und IT-Systemen arbeiten, über die GoBD informiert sind.

6. Fehlende regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung:

Eine einmalige Umsetzung der GoBD reicht nicht aus. Die Anforderungen können sich im Laufe der Zeit ändern, und es ist wichtig, dass die Verfahrensdokumentation regelmäßig überprüft und aktualisiert wird, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden.

7. Mangelhafte Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern:

Wenn das Unternehmen externe Dienstleister einbindet, beispielsweise für die Buchhaltung oder die IT-Systeme, ist es wichtig sicherzustellen, dass auch diese die GoBD-Anforderungen erfüllen. Eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Abstimmung sind hier entscheidend.