Kann eine Verfahrensdokumentation in Eigenregie erstellt werden?
Von Marcus Römer
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist kein Kinderspiel, denn in dieser muss genau festgehalten werden, welche technischen und organisatorischen Schritte im Unternehmen dafür sorgen, dass alle steuerrelevanten Prozesse (Angefangen bei der Bestellung über die Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Kassenführung, den Zahlungsverkehr, die Belegorganisation, das Personalwesen, die Buchführung bis hin zur Archivierung von Unterlagen.) im Sinne der GoBD nachvollziehbar und nachprüfbar sind.
Zudem ist der Punkt „Verständlichkeit“ eine grundsätzliche Anforderung an jede ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Das heißt, eine Verfahrensdokumentation muss so angelegt sein, dass sachkundige Dritte (insbesondere Prüfer der Finanzbehörden) nicht viel Zeit benötigen, um sich anhand der Dokumentation einen Überblick über alle steuerrelevanten Prozesse und Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu verschaffen.
Kurz gesagt: Das Erstellen einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist meist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, weil es ein sehr komplexes Thema ist. Für die Erstellung einer individuell angepassten Dokumentation ist es deshalb ratsam, ein professionelles Tool wie zum Beispiel smartdocu zu nutzen, das die Arbeit vereinfacht und den zeitlichen Aufwand minimiert.
smartdocu® Verfahrensdokumentation
smartdocu ist eine innovative und intuitive Softwarelösung, die das komplexe Thema Verfahrensdokumentation signifikant vereinfacht. Dank ihrer integrierten Intelligenz ermöglicht sie eine komfortable Erstellung von Verfahrensdokumentationen: Mittels eines Interviewleitfadens wird der Anwender durch alle für sein Unternehmen relevanten Bereiche der GoBD geführt. Die Verfahrensdokumentation erstellt sich dabei automatisiert im Hintergrund, was für eine enorme Zeitersparnis sorgt.
Hinweis:
Es gibt kostenfeie Muster-Vorlagen für Verfahrensdokumentationen im Internet oder auch bei Fachverbänden. Diese bieten aber zumeist nur einen überschaubaren Nutzen, da sie die Gesamtkomplexität eines Unternehmens in aller Regel nicht abbilden können und somit auch nicht den Anforderungen der GoBD in vollem Umfang gerecht werden können.
