Was hat eine Verfahrensdokumentation mit der Betriebsprüfung zu tun?
Von Marcus Römer
Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Warenwirtschaft oder der E-Mail-Verkehr. Die Verfahrensdokumentation soll einen Überblick über die Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der digitalen Daten und Belege geben. Außerdem soll sie ein internes Kontrollsystem enthalten, das die Einhaltung der Vorgaben überwacht.
Eine Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance für Unternehmerinnen und Unternehmer. Denn sie kann bei Betriebsprüfungen helfen, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachzuweisen und mögliche Hinzuschätzungen oder Zuschläge zu vermeiden. Salopp gesagt, kann eine Verfahrensdokumentation also als eine Art Betriebsanleitung für Betriebsprüfer angesehen werden, damit diese sich zeitnah einen Überblick über alle Prozesse und Geschäftsvorfälle im Unternehmen verschaffen können, die für die Besteuerung relevant sind.
Die Finanzverwaltung fordert immer häufiger eine Verfahrensdokumentation an, um die digitalen Steuerunterlagen effektiv prüfen zu können. Wenn diese nicht oder nur unvollständig vorliegt, kann das zu erheblichen Nachteilen führen.
Außerdem hilft eine Verfahrensdokumentation, Abläufe und Prozesse zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Zeit und Kosten zu sparen. Eine Verfahrensdokumentation kann auch als Basis für eine Prozess- und Digitalisierungsberatung dienen, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.
Eine Verfahrensdokumentation muss individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein und laufend aktualisiert werden.
