Was ist ein Steuer-IKS und wie kann es im Unternehmen umgesetzt werden?

Ein Steuerliches Internes Kontrollsystem (Steuer-IKS) ist ein System, das darauf abzielt, die Einhaltung steuerlicher Vorschriften innerhalb eines Unternehmens sicherzustellen. Es besteht aus verschiedenen aufeinander abgestimmten Elementen und Prozessen, die dazu dienen, Fehler zu vermeiden, aufzudecken und steuerliche Risiken zu minimieren.

Die Implementierung eines Steuer-IKS kann als Indiz gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit in steuerlichen Angelegenheiten gewertet werden. Ein gut implementiertes Steuer-IKS kann also helfen, die Haftungsrisiken für die Geschäftsleitung zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Pflichten korrekt erfüllt werden.

Wie geht man bei der Umsetzung eines Steuer-IKS im Unternehmen vor?

1. Bestandsaufnahme: Erfassung und Dokumentation der bestehenden Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten.

2. Risikoanalyse: Identifikation und Bewertung steuerlicher Risiken, um gezielte Maßnahmen zur Risikominimierung zu entwickeln. Die Risiken sind in hohem Maße von der Größe des Unternehmens, der Branche, der Komplexität der Geschäftsvorfälle und dem Grad der Internationalisierung abhängig.

3. Definition und Implementierung von Kontrollen: Um identifizierte Risiken zu beherrschen, werden geeignete Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen implementiert. Diese können manueller oder automatisierter Natur sein und präventiv oder detektivisch vorgenommen werden. Beispiele sind die Erstellung von Richtlinien, Schulungen, Berechtigungskonzepte und das Vier-Augen-Prinzip.

4. Dokumentation: Die Dokumentation des Steuer-IKS ist unerlässlich. Sie sollte die bestehenden Maßnahmen und Verantwortlichkeiten in geeigneter Form gliedern, z. B. nach Risikofeldern und Risikobereichen. Die Dokumentation kann in Form von Checklisten, Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen und Protokollen erfolgen.

5. Wirksamkeitskontrolle: Eine regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit der implementierten Kontrollen und Prozesse sollte gewissenhaft erfolgen.

6. Schulung und Sensibilisierung: Schulung der Mitarbeiter und Schaffung eines Bewusstseins für die Bedeutung der Einhaltung steuerlicher Vorschriften.

7. Kontinuierliche Verbesserung: Ein Steuer-IKS ist kein einmaliger, sondern ein fortlaufender Prozess. Die Maßnahmen müssen kontinuierlich überprüft und auf ihre Wirksamkeit hin bewertet werden. Dies gewährleistet einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, durch den identifizierte Mängel abgestellt und neue Mängel vermieden werden.

Fazit

Die Implementierung eines Steuer-IKS kann dazu beitragen, bestehende Schwachstellen im Unternehmen aufzudecken und Prozesse zu systematisieren. Es ist ein wichtiger Schritt zur Sicherstellung der Einhaltung steuerlicher Vorschriften und zur Minimierung steuerlicher Risiken.