Was sollte eine Verfahrensdokumentation beinhalten?
Die 4 wichtigsten Bestandteile
Von Marcus Römer
Die klassische Verfahrensdokumentation unterteilt sich in vier Bereiche. Sie beginnt immer mit einer allgemeinen Beschreibung, gefolgt von einer Anwenderdokumentation sowie einer Betriebs- und technischen Systemdokumentation.
1. Allgemeine Beschreibung:
Hier gibt man einen kurzen Überblick über das Unternehmen sowie über die Ziele und den Umfang der Verfahrensdokumentation.
2. Anwenderdokumentation:
In der Anwenderdokumentation erklärt man die einzelnen Schritte der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse von der Entstehung bis zur Archivierung der Belege.
3. Technische Systemdokumentation:
In diesem Abschnitt beschreibt man die eingesetzten IT-Systeme und Programme sowie deren Funktionen und Schnittstellen.
4. Betriebsdokumentation:
Dort legt man dar, wie die eingesetzten IT-Systeme gewartet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden.
Was es zu beachten gilt:
Die Verfahrensdokumentation ist ein fortlaufender Prozess. Denn für jeden Veranlagungszeitraum ist eine aktuelle Verfahrensdokumentation verpflichtend. Das bedeutet, sobald sich Änderungen in Ihren Prozessen oder Systemen ergeben, müssen Sie diese inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren. Denn nur so können diese Neuerungen von Dritten nachvollzogen und geprüft werden.
Hinweis:
Es gibt kostenlose Muster-Vorlagen für eine Verfahrensdokumentation im Internet oder auch bei Fachverbänden. Diese bieten aber nur einen überschaubaren Nutzen, da sie die Gesamtkomplexität eines Unternehmens zumeist nicht abbilden können. Um eine korrekte, vollständige und rechtssichere Verfahrensdokumentation zu erstellen, empfiehlt es sich, auf professionelle Anbieter von Softwarelösungen zurückzugreifen, die eine strukturierte Bestandsaufnahme der eingesetzten IT-Systeme sowie die Dokumentation der damit verbundenen Prozesse unterstützen.
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