Was 2026 für Unternehmen gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die sich elektronisch verarbeiten lassen; eine einfache PDF-Datei gilt seitdem grundsätzlich als sonstige Rechnung.
Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027.
Prozesse statt Dateiformate dokumentieren
Unternehmen sollten nicht nur das Dateiformat betrachten. Ebenso wichtig sind festgelegte Zuständigkeiten für Empfang, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigabe, Buchung, Aufbewahrung und Vertretung. Eine aktuelle Verfahrensdokumentation beschreibt diese Schritte und die eingesetzten Systeme nachvollziehbar.
Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Erfassung und Medienbrüche reduzieren. Ob und in welchem Umfang daraus Einsparungen entstehen, hängt jedoch von den vorhandenen Systemen, Schnittstellen und internen Abläufen ab.
Das Belegaustausch-Portal für digitale Belegprozesse bündelt Dokumente, Aufgaben und Freigaben.
Amtliche Quellen und weiterführende Hinweise
Quellen zuletzt geprüft am 27. Juli 2026. Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.