Häufig gestellte Fragen zu smartdocu und GoBD

Eine Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung aller steuerrelevanten Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen mit Hilfe von IT-Systemen abgebildet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Warenwirtschaft oder der E-Mail-Verkehr. Die Verfahrensdokumentation soll einen Überblick über die Entstehung, Verarbeitung, Speicherung und Sicherung der digitalen Daten und Belege im Unternehmen geben. Außerdem soll sie ein internes Kontrollsystem enthalten, das die Einhaltung der Vorgaben überwacht.

Entscheidend ist, ob steuerrelevante Bücher, Aufzeichnungen oder Unterlagen mit Datenverarbeitungssystemen verarbeitet werden. Für diese Verfahren ist eine aktuelle Verfahrensdokumentation erforderlich, soweit sie zum Verständnis des Verfahrens benötigt wird. Umfang und Detailtiefe richten sich nach der Komplexität der tatsächlichen Abläufe. Details und amtliche Quellen im Ratgeber.

Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation führt nicht automatisch zur Verwerfung der Buchführung. Sie kann aber problematisch werden, wenn steuerrelevante Prozesse dadurch nicht nachvollziehbar oder nachprüfbar sind. Eine Schätzung setzt die gesetzlichen Voraussetzungen und eine Würdigung des Einzelfalls voraus; eine pauschale Zuschätzungsquote gibt es nicht. Details und amtliche Quellen im Ratgeber.

GoBD-konformes Arbeiten entsteht aus dem Zusammenspiel von geeigneter Software, dokumentierten Prozessen, Berechtigungen, Kontrollen und geordneter Aufbewahrung. Nach § 147 AO gelten je nach Unterlagenart zehn, acht oder sechs Jahre; zusätzlich muss der Datenzugriff der Finanzverwaltung möglich bleiben. Aktuelle Fristen und amtliche Quellen im Ratgeber.

Im Internet findet man Mustervorlagen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Hierbei ist jedoch dringend zu beachten, dass diese Vorlagen nicht automatisch zum Ziel führen, da sie im Regelfall nur einen Teil des benötigten Inhalts abbilden. Bei der Verwendung von Word- oder PDF-Vorlagen ist außerdem zu beachten, dass diese in Bezug auf systematische Aktualisierungen und Änderungsprotokolle als eher kritisch zu beurteilen sind.

Das BAFA-Programm kann förderfähige betriebswirtschaftliche Beratungen von KMU bezuschussen. Förderhöhe, Höchstbetrag, Beratereigenschaft und der konkrete Beratungsgegenstand richten sich nach der jeweils geltenden Richtlinie; eine Registrierung allein begründet keinen Förderanspruch. Aktuelle Hinweise und BAFA-Quellen im Ratgeber.

Keine Installation erforderlich – unsere Software läuft vollständig in der Cloud. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Verifizierungsformular ein. Um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen , müssen Sie dem Link in der erhaltenen E-Mail folgen. Über diesen Link gelangen Sie auf die smartdocu®-Registrierungsseite . Dort können Sie Ihre Benutzerdaten sowie die Internetadresse für Ihre smartdocu®-Instanz eingeben. Danach steht Ihnen die Anwendung bereit!

Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen . Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen.

Um den Gesamtvertrag zu kündigen, klicken Sie in der Anwendung in den Einstellungen auf „ Meine Kundendaten “. Dort finden Sie die Schaltfläche „ Kündigung Gesamtvertrag “.

Wir stehen Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung. Unseren Support erreichen Sie über: Telefon: +49 8664-74833-007 E-Mail: info@smartdocu.de Zudem finden Sie umfangreiche Anleitungen in unserem Hilfebereich .

Monatliche und jährliche Zahlungsoptionen : Möglichkeit der monatlichen Zahlung, mit jährlichen Rabatten. Zufriedenheitsgarantie : Nach erfolgter Registrierung können Sie die Software innerhalb von 30 Tagen ohne Angabe von Gründen kündigen. Es fallen hierbei keine Kosten für Sie an. Mit Ihrer Registrierung können Sie alle smartdocu-Module zeitlich begrenzt kostenfrei testen. Zusätzliche Module : Optionale Module können jederzeit hinzugefügt werden. Keine versteckten Kosten : Über die Lizenzgebühren hinaus fallen keine weiteren Kosten an. Sie können beliebig viele Nutzer anlegen und IT-Systeme hinterlegen. Flexibilität und Anpassung : Unsere Lizenzmodelle ermöglichen es Ihnen, die Nutzung entsprechend Ihrer Anforderungen anzupassen, mit umfangreichen Funktionserweiterungen und der Möglichkeit, Inhalte an spezifische Anforderungen der GoBD anzupassen. Wichtige Hinweise: Die genauen Lizenzpreise und Konditionen finden Sie auf unserer Preisübersicht. Diese finden Sie auf der Anmeldeseite, nachdem Ihre E-Mail bestätigt wurde. Bitte beachten Sie, dass alle Preise zzgl. gesetzlicher USt. angegeben sind. Sie erhalten bei erfolgreicher Registrierung automatisch Zugriff auf alle smartdocu-Module. Das passende Lizenzpaket kann in der Software gewählt und bei Bedarf angepasst werden. Bei den Paketpreisen handelt es sich um pauschale Preise, die unabhängig von der Anzahl der Mandanten gelten.

smartdocu ist eine Cloud-Anwendung und wurde für die arbeitsteilige Erstellung von Verfahrensdokumentationen konzipiert. Steuerkanzleien können in smartdocu beliebig viele Mandanten anlegen und gemeinsam mit ihnen an der Verfahrensdokumentation arbeiten. Der Aufbau von smartdocu ist jedoch so einfach und smart, dass Mandanten/Unternehmen die Verfahrensdokumentation weitestgehend in Eigenregie erstellen können. Auch können Unternehmen sich für eine eigenständige smartdocu-Instanz registrieren und ihre Verfahrensdokumentation eigenständig erstellen. smartdocu ist für alle Branchen einsetzbar.

Bei der Programmierung von smartdocu war unser Bestreben, Ihnen ein Werkzeug an die Hand zu geben, dass die Erstellung von Verfahrensdokumentationen revolutioniert und die lästigen und zeitaufwändigen Arbeiten spürbar reduziert. smartdocu lässt sich gemeinsam nutzen, gibt Kanzleien aber auch die Möglichkeit, die benutzerfreundliche Software eigenständig durch den Mandanten nutzen zu lassen. Dank intuitiver Textbausteine, Vorlagen, Hilfetexten sowie Aufgaben- und Notizfunktionen wird wertvolle Zeit gespart. Die fertige Verfahrensdokumentation wird dabei vollautomatisch im Hintergrund erstellt. smartdocu hat sich zwischenzeitlich zu einer Plattform mit einigen nützlichen Modulen weiterentwickelt. Zusätzlich zum Modul Verfahrensdokumentation profitieren Sie von optional buchbaren Modulen wie einem digitalen Portal für den Belegaustausch, der digitalen Notfallakte und unserer smarten ESt-Vorerfassung mit DATEV-Schnittstelle. Alles zentral in einer cloudbasierten Lösung.