Steuerlich relevante Geschäftsvorfälle müssen durch geeignete Unterlagen nachvollziehbar sein. Welche Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich nach ihrer Funktion und ihrem steuerlichen Bezug – nicht allein nach dem verwendeten Medium.
Aktuelle Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
- Zehn Jahre: insbesondere Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen.
- Acht Jahre: Buchungsbelege.
- Sechs Jahre: insbesondere empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie weitere steuerlich relevante Unterlagen.
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden oder die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Sonderregeln und längere Fristen können im Einzelfall hinzukommen.
Zeitgerechte und nachvollziehbare Erfassung
Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind nach § 146 AO täglich festzuhalten. Für andere Geschäftsvorfälle sollten Unternehmen klare Erfassungsfristen definieren und diese in ihrer Verfahrensdokumentation festhalten.
Mit der Software für Verfahrensdokumentation lassen sich Verantwortlichkeiten und steuerrelevante Prozesse strukturiert abbilden und laufend pflegen.
Amtliche Quellen und weiterführende Hinweise
Quellen zuletzt geprüft am 27. Juli 2026. Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.