Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen eine detaillierte Dokumentation der IT-Systeme, die für die Buchführung und Steuererklärung genutzt werden. Dies umfasst sowohl Hardware- als auch Software-Komponenten. Hier eine (nicht abschließende) Übersicht:
1. Hardware-Systeme
Server
Zweck: Speicherung und Verwaltung von Buchhaltungsdaten und steuerlich relevanten Unterlagen.
Beschreibung: Hardware-Spezifikationen, Konfigurationen, Betriebssysteme, Datensicherungs- und Backup-Strategien.
Workstations/PCs
Zweck: Durchführung von Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben.
Beschreibung: Hardware-Spezifikationen, verwendete Betriebssysteme, installierte Software und Sicherheitsvorkehrungen.
Scanner
Zweck: Digitalisierung von Papierbelegen für die elektronische Archivierung.
Beschreibung: Typ, Modell, technische Spezifikationen, Integration in das Dokumentenmanagement-System (DMS).
Netzwerkgeräte
Zweck: Sicherstellung der Netzwerkkommunikation und Datenübertragung.
Beschreibung: Router, Switches, Firewalls, Netzwerksicherheitseinstellungen, Zugriffskontrollen.
Drucker
Zweck: Ausdruck von Dokumenten und Belegen.
Beschreibung: Typ, Modell, Funktionen, Integration in die Dokumentenarchivierung.
Externe Festplatten
Zweck: Sicherstellung der Datensicherung durch lokale Backup-Lösungen.
Beschreibung: Speicherkapazität, Backup-Strategien, Verschlüsselung, Backup-Routinen
NAS-Systeme (Network Attached Storage)
Zweck: Zentralisierte Datensicherung und -zugriff über das Netzwerk.
Beschreibung: Speicherkapazität, Netzwerkzugriff, Backup-Management, Sicherheitsfunktionen.
Cloud-Backup-Lösungen
Zweck: Fernsicherung von Daten zur Absicherung gegen Datenverlust.
Beschreibung: Anbieter, Speicherkapazität, Backup-Intervalle, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen.
Kassen
Zweck: Erfassung und Speicherung von Transaktionen in Einzelhandels- oder Gastronomiebetrieben.
Beschreibung: Typen von Kassensystemen (z.B. klassische Registrierkassen, moderne POS-Systeme), Modelle, Funktionen zur Transaktionsverarbeitung, Integration in die Buchhaltungssoftware, Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen.
2. Software-Systeme
Buchhaltungssoftware
Zweck: Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Buchhaltungsdaten.
Beschreibung: Software-Version, Funktionen, Schnittstellen zu anderen Systemen, Datensicherung, Updates und Wartung.
Warenwirtschaftssysteme (ERP)
Zweck: Verwaltung von Waren- und Lagerbeständen, Bestellwesen, Rechnungsstellung.
Beschreibung: Systemarchitektur, Integration in die Buchhaltungssoftware, Funktionen, Schnittstellen, Datensicherung.
Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)
Zweck: Erstellung, Versand und Empfang von E-Rechnungen.
Beschreibung: E-Rechnung-Standard (z.B. ZUGFeRD, XRechnung), Software-Version, Integrationspunkte, Sicherheitsmaßnahmen.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
Zweck: Archivierung, Verwaltung und Zugriff auf elektronische Dokumente.
Beschreibung: Systemarchitektur, Funktionen (Versionierung, Zugriffskontrollen, Suchfunktionen), Aufbewahrungsrichtlinien, Backup-Strategien.
Backup- und Archivierungssysteme
Zweck: Sicherstellung der Datenintegrität und Verfügbarkeit durch regelmäßige Backups und langfristige Archivierung.
Beschreibung: Backup-Methoden (voll, inkrementell, differentiell), Backup-Intervalle, Aufbewahrungsfristen, Wiederherstellungsprozeduren.
Steuerliche Compliance-Software
Zweck: Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Erstellung von Steuererklärungen.
Beschreibung: Funktionen zur Steuerberechnung, Datenimport/-export, Integration in Buchhaltungssoftware, Updates und rechtliche Änderungen.
IT-Sicherheitslösungen
Zweck: Schutz der IT-Systeme vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.
Beschreibung: Antivirus-Software, Verschlüsselungslösungen, Zugriffskontrollen, Sicherheitsprotokolle, Monitoring-Tools.
Reporting- und Analyse-Tools
Zweck: Erstellung von Berichten und Analysen für steuerliche und betriebliche Zwecke.
Beschreibung: Funktionen zur Berichtserstellung, Datenintegration, Dashboards, Datenschnittstellen.
Kassensysteme
Zweck: Erfassung und Speicherung von Transaktionen in Einzelhandelsumgebungen.
Beschreibung: Typen (z.B. POS-Systeme), Funktionen, Integration in die Buchhaltung, Sicherheitsvorkehrungen.
E-Commerce-Plattformen
Zweck: Abwicklung von Verkaufsprozessen in Online-Shops.
Beschreibung: Plattform-Typen (z.B. Magento, Shopify), Funktionen zur Transaktionsverarbeitung, Integration in die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung.
E-Mail-Archivierungssysteme
Zweck: Nachvollziehbare und vor unbemerkten Änderungen geschützte Archivierung steuerlich relevanter E-Mails.
Beschreibung: Archivierungsstandards, Suchfunktionen, Zugriffskontrollen, Aufbewahrungsrichtlinien.
Schnittstellen
Zweck: Integration und Kommunikation zwischen verschiedenen IT-Systemen.
Beschreibung: API-Schnittstellen, Middleware-Lösungen, Datenfluss- und Synchronisationsprotokolle.
Mit der Software für Verfahrensdokumentation lassen sich Verantwortlichkeiten und steuerrelevante Prozesse strukturiert abbilden und laufend pflegen.
Amtliche Quellen und weiterführende Hinweise
Quellen zuletzt geprüft am 27. Juli 2026. Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.