Die klassische Verfahrensdokumentation unterteilt sich in vier Bereiche. Sie beginnt immer mit einer allgemeinen Beschreibung, gefolgt von einer Anwenderdokumentation sowie einer Betriebs- und technischen Systemdokumentation.
1. Allgemeine Beschreibung
Hier gibt man einen kurzen Überblick über das Unternehmen sowie über die Ziele und den Umfang der Verfahrensdokumentation.
2. Anwenderdokumentation
In der Anwenderdokumentation erklärt man die einzelnen Schritte der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse von der Entstehung bis zur Archivierung der Belege.
3. Technische Systemdokumentation
In diesem Abschnitt beschreibt man die eingesetzten IT-Systeme und Programme sowie deren Funktionen und Schnittstellen.
4. Betriebsdokumentation
Dort legt man dar, wie die eingesetzten IT-Systeme gewartet werden und welche Sicherheitsmaßnahmen getroffen wurden.
Was es zu beachten gilt
Die Verfahrensdokumentation ist ein fortlaufender Prozess. Denn für jeden Veranlagungszeitraum ist eine aktuelle Verfahrensdokumentation verpflichtend. Das bedeutet, sobald sich Änderungen in Ihren Prozessen oder Systemen ergeben, müssen Sie diese inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentieren. Denn nur so können diese Neuerungen von Dritten nachvollzogen und geprüft werden.
Hinweis
Muster-Vorlagen können einen Einstieg bieten, bilden die konkrete Systemlandschaft und die tatsächlichen Abläufe eines Unternehmens aber nicht automatisch ab. Entscheidend ist eine individuelle Bestandsaufnahme der eingesetzten IT-Systeme, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Kontrollen. Software kann diese Arbeit strukturieren, garantiert für sich genommen jedoch weder Vollständigkeit noch eine bestimmte rechtliche Bewertung.
smartdocu® Verfahrensdokumentation – intuitiv und sicher
Mit der Software für Verfahrensdokumentation lassen sich Verantwortlichkeiten und steuerrelevante Prozesse strukturiert abbilden und laufend pflegen.
Amtliche Quellen und weiterführende Hinweise
Quellen zuletzt geprüft am 27. Juli 2026. Die Darstellung ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.